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【歓迎会シーズン到来!!】これだけは押さえておきたいデキる幹事の手引き

2020年2月26日

歓迎会や忘年会、送別会など、社会人とは頻繁に飲み会があるものです。

それらを開催するには幹事が必要であり、多くの場合「若手」が指名されることでしょう。そして幹事に任命された人は「めんどくさいな」「苦手だな」と思う方も多いと思いますが、これはチャンスだと思ってください。

 

ここで突然ですが私の幹事歴をお話しします。

私は新人の頃から幹事を任される機会が多く、年間のほとんどの行事の幹事を担当してきました。その種類は多く、

歓迎会、送迎会、忘年会、新年会、懇親会、社内のコミュニケーションイベント etc …
です。これらの実体験から得たノウハウを、上手く幹事をこなす手順幹事として働いて得られる効果として皆さんにご紹介したいと思います。初めて幹事を行う新人や若手の方でも安心して対応できるよう、『懇親会』をモデルケースとし以下に纏めました。「懇親会」をモデルケースとしますが、どのような集まりにも応用可能です。

ステップ1

開催日の検討

開催日を検討するにあたり、その会の主役となるメンバーの空きを確認してください。主役となるメンバーが居ない場合は、一番役職の高い方の都合を優先することをお勧めします。

参加可否の確認

開催の候補日を関係各所にメールで発信してください。メールに記載すべき項目は以下の通りです。

・開催日時
・開催場所(最寄り駅名など)
・参加可否
・参加可否の返信期限

予算・会場の選定と確保

参加者の人数がある程度判明してきたら、会場決めを行ってください。私が場所を決める際に気を付けていることは以下の通りです。

・個室の有無
・飲み放題の値段

個室については必須要件だと思っています。どうしても個室に空きがない場合は、こあがりのような席を確保するようにしています。テーブル席はよく空きがありますが、どうしてもテーブル毎でメンバーが固まってしまい、折角の懇親会が台無しです。

飲み放題については、スペシャルコースのような形でお酒のバリエーションを増やせる場合もありますが、お酒が飲めない方もいらっしゃるため、ノーマルな飲み放題コースにしています。(特に文句を言う人はいないですね)

案内通知

場所と会費の詳細情報を「参加可否確認」のメールに返信する形で関係各所に発信します。この時のポイントが、キャンセルの期限を明記することです。たいていの居酒屋では前日までに人数変更を申し出ることが可能となっているので、それまでに欠席の旨を連絡するようメールに明記してください。※ 念のため居酒屋にキャンセル期限を聞いておくことをお勧めします。

ステップ2

座席の検討

当日までに座席の検討を行うと、スムーズに着席を促すことができます。また、仲間内で固まってしまうことを防止できます。幹事は出入口付近とし、上座又は中央に役職の高い人を配置することがオススメです。

乾杯の挨拶、締めの挨拶の依頼

乾杯の挨拶と締めの挨拶は必ずあります。前日までに依頼しておくようにしましょう。

案内通知のリマインド

開催日の前日に案内通知のリマインドメールを発信してください。メールに地図情報などを追加すると親切で尚よいです。

集金

前日もしくは当日のお昼までに会費を集金してください。現地で会費を集金しようとすると、遅れてくる人や急きょキャンセルとなった人の会費が不足し支払できないなどのリスクがあります。

ステップ3

司会・進行

幹事は誰よりも先に会場入りしてください。

主役や役職の高い方が揃ったらドリンクの注文を取ってください。乾杯だけやれば後は勝手にやってくれますよ。

会計報告

翌日には必ず会計報告を実施しましょう。

お支払の領収書などをスキャンしてメールすると良いです。

幹事のメリット(得られる効果)

私が幹事を経験してきて感じたメリットは以下の通りです。

・自分の所属内外の人に顔と名前を覚えてもらえる
・人脈が拡がる
・働きやすくなる
社会人生活を行う上で人脈って非常に大事です。それらをわざわざ作りにいかなくとも、おのずと人脈ができあがり顔が拡がることは幹事ならではのメリットではないでしょうか。
幹事を嫌がることなく積極的に取り組むことで、社会人生活をステップアップしていってください。

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